Schutz im Arbeitsalltag
Sicherheit für Beratungsstellen: Zugriffe bewusst steuern.
Vertrauliche Fallarbeit braucht mehr als ein Login. AdviceHub unterstützt Beratungsstellen dabei, Mitarbeitende, Zuständigkeiten und digitale Abläufe mit passenden Berechtigungen und zusätzlichen Anmeldeverfahren zu organisieren.
Für Träger und Teams
Wer darf was sehen und bearbeiten?
Der Zugriff auf Klienten- und Falldaten richtet sich nach Rolle und organisatorischem Kontext. So kann eine Beratungsstelle Teams und Standorte abbilden, ohne jede Information pauschal für alle Mitarbeitenden freizugeben. Die konkrete Rechtevergabe bleibt eine bewusste Entscheidung der Organisation.
Rollen und Zuständigkeiten
Berechtigungen lassen sich an Aufgaben ausrichten. Fachliche Rollen und organisatorische Zuordnungen bestimmen, welche Funktionen und Daten erreichbar sind.
Standortbezogener Zugriff
Zugriffe auf Klientendaten werden auch im Standortkontext geprüft. Das unterstützt die Trennung von Teams und Beratungsbereichen innerhalb eines Trägers.
Zusätzliche Anmeldung
AdviceHub unterstützt Zwei-Faktor-Verfahren und Passkeys. Ob und für welche Rollen sie verpflichtend eingesetzt werden, ist von der Konfiguration abhängig.
Passwörter und Login-Schutz
Passwörter werden als Hash gespeichert. Anmelde- und Wiederherstellungsversuche sind begrenzt, um massenhafte automatisierte Versuche zu erschweren.
Zeitlich begrenzte Datenexporte
Für personenbezogene Exporte bestehen Berechtigungsprüfungen. Temporär bereitgestellte Exportdateien werden nach Ablauf oder Download bereinigt.
Hosting in Deutschland
Die AdviceHub-Server stehen in Deutschland. Vertragsunterlagen und das eigene Datenschutzkonzept ergänzen die technischen Funktionen der Software.
Gemeinsam einrichten
Technische Rechte folgen Ihrem Beratungskonzept.
Bei der Einführung werden Rollen, Standorte, Fachbereiche und digitale Kontaktwege auf den tatsächlichen Arbeitsablauf abgestimmt. Danach müssen Änderungen bei Mitarbeitenden und Zuständigkeiten auch in der Administration gepflegt werden.
01 Arbeitsbereiche definieren
Klären Sie, welche Teams und Standorte welche Informationen für ihre Aufgaben benötigen.
02 Zugriffe und Anmeldung festlegen
Rollen, Berechtigungen und gegebenenfalls zusätzliche Anmeldeverfahren konfigurieren.
03 Im Betrieb aktuell halten
Beim Eintritt, Wechsel oder Austritt von Mitarbeitenden Zugriffe zeitnah überprüfen.
Häufige Fragen
Wichtige Fragen, klare Antworten.
Die Ausgestaltung der Rechte und Verfahren richtet sich nach Ihrer Organisation und der vereinbarten Konfiguration.
Sehen alle Mitarbeitenden alle Klientenakten?
Nein. AdviceHub prüft Berechtigungen und organisatorische Zuordnungen. Welche Rollen auf welche Bereiche zugreifen dürfen, wird passend zur Beratungsstelle eingerichtet.
Ist Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle verpflichtend?
AdviceHub unterstützt zusätzliche Anmeldeverfahren. Eine allgemeine Pflicht für sämtliche Nutzer ist nicht pauschal voreingestellt; die Vorgaben hängen von der Konfiguration ab.
Sind gespeicherte Nachrichten Ende-zu-Ende-verschlüsselt?
AdviceHub speichert Nachrichtentexte verschlüsselt. Das ist ein anderer Schutzmechanismus als eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
Kann die Software unsere Löschfristen festlegen?
Die fachlich und rechtlich passenden Aufbewahrungs- und Löschregeln legt die verantwortliche Einrichtung fest. AdviceHub unterstützt Datenprozesse, ersetzt diese Entscheidung aber nicht.