Success Story · Psychologische Beratung
Weniger Verwaltung. Mehr Zeit für Beratung.
Das Psychologische Beratungszentrum Haltern am See e.V. verbindet mit AdviceHub Online-Anmeldung, Terminplanung, digitale Klientenakte, Leistungserfassung und Landesstatistik in einem durchgängigen Arbeitsablauf.
Das Projekt auf einen Blick
Vom manuellen Auszählen zum durchgängigen digitalen Prozess.
AdviceHub reduziert unseren Verwaltungsaufwand uns hilft uns dabei uns auf unsere eigentliche Arbeit zu konzentrieren – die Beratung und Therapie unserer Klient*innen.
01 · Ausgangssituation & Anforderungen
Viel manuelle Arbeit und zu viel Verwaltung.
Vor AdviceHub arbeitete das PBZ Haltern mit selbst erstellten Word-Dokumenten und verschiedenen Excel-Tabellen. Besonders die Auswertungen bedeuteten viel Handarbeit: Zahlen mussten einzeln zusammengetragen, mehrfach geprüft und fehlende Informationen nachträglich recherchiert werden.
Die neue Lösung sollte nicht nur bestehende Dokumente digital abbilden. Entscheidend war ein zusammenhängender Prozess, in dem einmal erfasste Informationen für Akte, Leistungserfassung und Statistik weiterverwendet werden können.
- Statistik auf KnopfdruckDaten schnell und plausibel auswerten, statt Tabellen manuell auszuzählen.
- Digitale KlientenaktenAnmeldung, Falldaten und Dokumentation in einem nachvollziehbaren Zusammenhang pflegen.
- Termine und Leistungen verbindenTermingestaltung und Leistungserfassung zusammenführen und doppelte Pflege vermeiden.
- Online-Anmeldung integrierenAngaben aus dem Formular der Website direkt in die Klientenakte übernehmen.
02 · Arbeitsablauf
Von der Online-Anmeldung bis zur Landesstatistik.
Der neue Ablauf verbindet die Stationen, die zuvor auf mehrere Dokumente und Tabellen verteilt waren. Informationen werden im jeweiligen Arbeitsschritt ergänzt und bleiben anschließend im Fallzusammenhang verfügbar.
01 Anfrage digital übernehmen
Die Anfrage geht über das Anmeldeformular der Website ein. Die Angaben stehen direkt für die weitere Bearbeitung bereit.
02 Klient und Fall automanisiert anlegen
Statistikdaten werden beim Klienten ergänzt. Mit Terminvergabe und Zuordnung einer Mitarbeiterin wird daraus ein Beratungsfall.
03 Leistungen im Kalender erfassen
Termine und erbrachte Leistungen werden in einem gemeinsamen Arbeitsablauf gepflegt.
04 Digital dokumentieren
Bei Bedarf wird der Beratungsverlauf direkt in der digitalen Klientenakte festgehalten.
05 Falldaten fortlaufend pflegen
Alle erforderlichen Angaben werden kontinuierlich im Fall ergänzt, sodass sie jederzeit zur Verfügung stehen.
06 Daten bedarfsgerecht auswerten - auf Knopfdruck
Landesstatistik und individuelle Auswertungen – je nach Fragestellung mit offenen, abgeschlossenen oder allen relevanten Fällen.
03 · Ergebnisse
Statistiken werden vom Zeitfresser zum Arbeitswerkzeug.
Ein besonderer Mehrwert sind die unterschiedlichen Standardauswertungen und individuell konfigurierten Statistiken. Das PBZ kann benötigte Auswertungen eigenständig abrufen – ohne Daten erneut in Excel zusammenzutragen und manuell auszuzählen.
So stehen neben der Landesstatistik auch passgenaue, individuelle Auswertungen für die eigene Arbeit zur Verfügung.
- Übertragungsfehler reduzierenDas digitale Anmeldeformular übernimmt Angaben direkt in den weiteren Prozess.
- Leistungen effizient dokumentierenBeratungszeiten werden im Kalender erfasst und bleiben dem Fall zugeordnet.
- Akten konsistent pflegenRelevante Angaben und Dokumentation befinden sich in der digitalen Klientenakte.
- Statistiken eigenständig abrufenBenötigte Auswertungen stehen ohne zusätzliche manuelle Zählarbeit zur Verfügung.
- Individuelle Auswertungen nutzenStatistiken können passend zu den Anforderungen des PBZ konfiguriert werden.
Zusammenarbeit mit dem AdviceHub-Team
Individuelle Abläufe gemeinsam praktikabel machen.
Besonders hervorgehoben werden die verlässliche Erreichbarkeit, das Verständnis für komplexe statistische Anforderungen und die praxisgerechte Umsetzung individueller Wünsche.
Auch bei technisch anspruchsvollen Abstimmungen wurden gemeinsam bedienungsfreundliche Lösungen entwickelt.
Wir freuen uns über diese Rückmeldung: "Das Tempo in dem Arbeitsaufträge umgesetzt wurden ist erstaunlich und reicht weit über das Selbstverständliche hinaus."
Fachlich kompetent, hilfreich pragmatisch, souverän, verbindlich, lösungsorientiert – und bei all dem auch noch humorvoll und entspannt im Kontakt.